オフィス移転マニュアル

オフィス移転マニュアル

STEP1 事務所移転 目的の明確化

移転目的が明確であれば、物件も絞り込みやすくなります。目的としては、オフィスを働きやすい空間に したい、賃料を下げてコスト削減を図りたい、セキュリティを強化したい、駅からの近場に引っ越したいなど、それぞれの目的に応じた物件を決めましょう。

① 事務所固定費の削減 ⑤ IT化に対応する業務効率の向上
② 業務の拡大に対応 ⑥ 会社イメージの向上
③ 従業員の環境の改善 ⑦ 戦略的営業拠点づくり
④ お客様へ対応するオフィス  

STEP2 オフィス 解約予告期間

事務所所契約解除の際には、事前にオーナーやビル管理会社に解約予告をすることが義務づけられています。 現事務所の解約・退去に関する契約書を確認しておきましょう。一般的には解約希望日の3カ月もしくは半年 以上前という場合が一般的です。

STEP3 原状回復の契約確認

原状回復は、賃貸している側が、契約終了日までに事務所を入居時の状態に戻す義務のことを指します。
ただし、賃貸オフィスの契約内容によって異なりますので、事前によく確認しておきましょう。
また、保証金については、すぐに返還されるケースはごく稀ですので、事務所移転の際の費用予算計画を
しっかり立てる必要があります。
原状回復期間内に借りていた物件を返却できない場合はペナルティーを科されることもございます。

STEP4 移転先 検討・決定

移転オフィスの条件を設定する

移転目的が決まったら、オフィスの希望条件を設定しまします。
立地条件面では、以下のような条件が挙げられます。

【 立地条件 】

①取引先へと出向く交通手段は何か? ⑤ 交通機関に不便なところはないか?
② 日本人スタッフ、現地スタッフの通勤時間・通勤手段 ⑥ 周囲の環境は?
③ 従業員の就業環境  
④ 銀行や飲食店などへの利便性  

【 設備条件 】

① フロアスペースの有効面積 ⑤ 電話回線や光回線、インターネット回線
② 室内の形、奥行き、高さなど ⑥ 空調設備  
③ 電気の容量は十分か? ⑦ 駐車場の有無
④ 電気のコンセント位置、数は十分か? ⑧ 賃料と保証金

設備条件では、オフィスによってはフロアそのものの利用時間が限られている場合や空調設備の利用可能な時間が決まっているところもあるため、十分な注意が必要です。 業務に支障がないよう、しっかり事前に確認しておきましょう。

【 契 約 】

物件側から提出されるオファーレター(条件確認書)を確認後、保証金の支払いをもって契約となります。オフィスの賃貸借契約は、内容が複雑で項目も多岐にわたるため細かい注意が必要です。
(オファーレター確認/手付金/契約書の作成/面積/契約面積/賃料起算目/支払時期/支払い方法/改定時期/敷金/ 保証金/共益費/特別工事/原状回復/解約)

STEP5 移転計画立案

移転希望日にそって、事務所移転スケジュールの作成を行ってください。
事務所移転には、必要不可欠な作業や施工工事が数多くありますので計画作成は必要があります。
また、各部署との調整や同じビルに入るテナントの予定も把握しておきましょう。

移転計画・実務の具体的説明・順次を 実務・順序・確認序 ページに掲載しております。

STEP6 移転手続き・庶務関係

事務所の移転には様々な手続きが必要です。

① 引越見積依頼(オフィス家具や什器備品など、現場をみてもらうとよいでしょう)
② 電話回線の移転(移転場所により電話番号が変更になる場合がほとんどです。TOT,Trueへ
    の問い合わせが必要です)
③ インターネット関連(プロバイダなどへ早めに手続きをするようにしましょう)
④ 設備機器(リース契約をしている場合は、リース会社への連絡も必要です)
⑤ 郵便物の転送手続き
⑥ 移転挨拶状の手配
⑦ 社内印刷物の作成
⑧ 保証金の返還時期の確認
⑨ 取引業者への連絡

STEP7 事務所移転プランニング

現在のオフィスの問題点を分析する。

新しいオフィスで快適な環境を得るには、現在のオフィスでの問題点を解決する必要があります。
まずは、それらの問題点をリストアップし、しっかり把握することです。
具体的には、現在の社員の事務所における不安要素、現オフィスのレイアウト、事務、応接スペース等が十分か、
スペースごとの面積は見合っているか、導線や稼働率は満たされているか、などです。また、OA機器の使用状況や照明・空調などの設備条件を圧迫していないか調査します。

STEP8 オフィス 内装・設備工事

引越し業者・内装業者への見積依頼を行う

事務所のレイアウト図面が決まったら、各種業者へ発注する準備を行いましょう。
運送会社の選定から、電話やFAX・OA機器類などの追加購入や移設、オフィス家具から収納棚などの什器レンタルルに至るまで、購入先やリース先を決めましょう。また、現在の事務所で廃棄処分にする物がある場合は、廃棄処理業者に依頼しましょう。
新オフィスでは、壁や床などの内装工事、OAフロアに適した設備工事(電話・空調・照明等)もスケジュールに組み込んます。他に、引越しする際の案内状、社内印刷物の入れ替え(名刺やパンフレットの住所・電話番号)など、事前に発注先、発注内容を確認してください。
電気工事、内装工事、電話工事、 LAN工事等の作業は、各専門会社に依頼します。
上記のスケジュール ( 工程管理 )、各業者への連絡・打合せ・スケジュール調整等の諸業務はご担当者様にとってかなりの負担になります。

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STEP9 事務所移転 プロジェクトチームを結成

各部署毎に組織編成

移転作業を効率的に行うため、移転プロジェクトチームを結成します。
各部署ごとに移転責任者を決め、役割分担をします。移転日まで、具体的な計画・スケジュールの管理を行い、
梱包やラベル添付の手順に至るまで、誰かどのような形で担当するかも決めておきましょう。
オフィス移転をスムーズに行うには、すべてプロジェクトチームにかかっていると言えます。

STEP10 引越し作業

オフィス・事務所の移転は個人の引越しとは違い、複雑で面倒です。
重要な社内資料、個人情報が多数存在し、取り扱いに注意が必要です。
安心して引越しを任せられる業者を選定いたしましょう。

STEP11 原状回復工事

旧オフィス契約時の規制条件に従って、原状回復工事を行います。
原状回復後、物件を返却する必要がありますが、その期限に間に合わない場合
ビル側からペナルティーを科されることがございます。
スケジュール管理をしっかりとできる内装業者を選定しましょう。