レンタルオフィス紹介

レンタルオフィスとは?

『レンタルオフィスとは、「個室・机・キャビネットなどの専有スペースとともに会議室や受付などを他社と共有し、受付代行・電話対応・簡単な入力作業など、業務に必要な各種サービスを外注化することで、独自オフィス開設よりもトータルコストの削減を可能とする経済的で機動性の高いオフィスともいえます。
また、レンタルオフィスは、その立地・施設のグレードや提供されるサービスなどにより数パターンに分類されます。

専有型と共有型

一般的なレンタルオフィスは、特定の個室・机を固定的に確保できる「専有型」です。
利用者がたとえ月に1度程度しか個室を利用しない場合であっても、その空間を他人が利用することはありません。

一方、「共有型」ともいえる、「空いていれば」個室・机を利用できるタイプのものもございます。
個室や机に自社の持ち物を置いておくことはできず、常に同じ個室・机を確保することもできません。
共有型の中では、会員として登録した者のみがそのオフィスを利用することができる場合と、不特定多数の利用が可能なものがあります。

前者では個室・机は空いている時のみ利用可能で、ロッカーに荷物を預けておける等の工夫がなされています。
後者はインターネットカフェ・マンガ喫茶に近い概念のものが多く、月額固定か利用時間に応じた課金がなされることが主流です。

サービス面での付加価値

1.受付・電話対応・来客対応

レンタルオフィスでは最もベーシックなサービスで、月額賃料に含まれている場合も多いため契約の前にしっかりと確認をしておく必要があります。レンタルオフィスの運営スタッフが少ない(常駐1~2名)場合は、サービスを行わないケースもございます。

通常、独自でオフィスを開設する場合、電話番や事務対応として事務員を1人は確保することが一般的でありますが、受付や電話番を外注することで、その分のコストを削減できます。

携帯電話が広く普及したバンコクでは、電話に関しては不要の場合もありますが、対外的に人が応対すべき場合等に有効です。

特にハイグレード型ではスタッフの人材を厳選しており、バイリンガル以上の語学力に加え通常の事務職としてのスキルも高く、顧客対応に苦慮する日系企業には重宝できるサービスともいえます。

2.簡易ビジネスサポート・秘書機能等

レンタルオフィスには、入力等の簡単なビジネスサポート機能を備えている場合もございます。(物件により大きく異なりますのでまずはお問い合わせ下さい)

この場合の料金は賃料に含まず、利用に応じて別途課金されるケースが多くなっております。

タイではコンビニにコピー機があることは皆無に等しく、コピーサービスは、非常に重宝されるサービスのひとつです。コピーサービスに関する条件も物件により異なってくるので、事前の確認が必要となります。(お気軽にお問い合わせ下さい)

ハイグレード型では、スタッフのスキルが高いこともあり、スケジュール管理等の秘書機能や、翻訳、簡単なビジネスドキュメント作成等の付加価値機能が提供されており、少数精鋭主義の企業には非常に貴重なサービスともいえます。

3.OA・通信環境

「共有型」オフィスではPCは入居者持ち込みが基本的です。ただし時間で机や個室をレンタルするタイプでは、PCが用意されており利用時間に応じて課金されるケースもございます。

通信環境はまだADSL回線が主流であることもあり、通信速度に不満を感じることも多いかと思います。しかし一般的なメール送信や2~3メガバイトほどのデータであれば問題なく送付できます。重いデータを頻繁に送受信する業種の場合は、提供される通信回線の速度なども事前に確認しておいたほうが無難です。

4.その他

レンタルオフィスの場合、24時間の入退出は制限されることもあるため、入館に関する時間規制も要確認です。深夜帯の入館が可能であっても、電気、エアコン代などを追加徴収されることもございます。

清掃サービスは、原則的には賃料に含まれることが一般的です。

主要な新聞・ビジネス用雑誌が共有スペースに用意されることもございます。

 

上述のように、立地・設備・サービス等を前提に、業種・職種や利用方法に応じたレンタルオフィスを選択することになります。その際に、付加価値は価格とトレードオフの関係にあることを前提として、優先事項を抽出して検討する必要があります。

例えばIT関連の技術職であれば大容量高速の通信環境は必須条件でりますし、外国企業が市場調査に利用するならバイリンガル対応のスタッフの質が最優先されるべき事項となります。また顧客がどのエリア、地区に分布しているかによって、交通手段や移動時間も変わってきます。またベンチャー設立ならば、企業の信用力を増すために、ビルやエリアのブランド力を利用するというものひとつの手段ともいえます。

付加価値に対するプライオリティを付けて検討していきましょう。

レンタルオフィス利用に関するトータルコスト

(1) イニシャルコスト

レンタルオフィスが注目される要因として、一般オフィスに比べイニシャルコストが安くすむという点が挙げられます。スタートアップ段階の企業や、規模の小さい企業、あるいはごく短期的に事業所を設置したい企業にとって、事業所開設コストの負担が小さくなるというメリットは非常に大きいと思われます。

一般オフィスの場合、イニシャルコストとして月額賃料の3~6ヵ月分程度の保証金が必要となり、これに礼金等を加えるとさらに負担が大きくなる。

一方レンタルオフィスの場合、イニシャルコスト(敷金、保証金、利用契約の場合は入会金等)は月額賃料(基本利用料)の1~6ヵ月程度で設定されます。償却はされないケースもありますので事前に確認しておきましょう。

(2) ランニングコスト

レンタルオフィス利用のランニングコストとしては、賃料(基本利用料)、共益費(管理費)、利用に応じて個別精算が必要なもの(電話料金、各種サービス課金)の3つに大別される。

ただし、賃料と共益費とを分けずに、「利用料」として一本化しているものや、「賃料(基本利用料)+サービス料」という形をとっているものもあるなど、標記はまちまちえです。

複数のレンタルオフィスを検討する場合、賃料、共益費、サービス料などの標記が、どこまでの付帯施設、サービスをカバーしているかについて、慎重に判断する必要があります。・