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初めてでもスムーズに! BKK Office Naviが解説するオフィス移転マニュアル ~契約編~

BKK Office Navi 内堀 薫
特集
2019.May.14

初めてのバンコクでのオフィス物件契約。日本でオフィス移転をする機会も頻繁にはないなか、異国の地でのオフィス物件契約は右も左もわからないことばかりだと思います。日本と違う法律・ビル独自の規則など、契約を進めるにあたり煩雑な契約に時間を取られては業務に支障をきたします。

そのような事態に陥らないためにも、オフィスとの契約との際に必要となる書類やスケジュール感を今回は取り上げます。

オフィス確定の意思表示

オフィスが確定しましたら、契約したい旨をビルオーナー側に伝えます。
契約意向をビル側に提示の際には、オファーレター記載事項を正確にビルに伝える必要がございます。

ビル側への提示必要事項

  • 会社名(タイで会社登記をした際の会社正式名称を提示)
  • 現住所
  • 契約書署名者のお名前
  • 会社事業内容

ビルによってはオファーレターの際に、以下の書類の提示が求められる場合もございます。

必要書類

  • 会社アフィダビット(入手から6か月以内のもの)
  • PP20
  • 会社情報(ウェブサイトURLやプレゼンテーション用資料)
  • 契約書署名者のパスポートのコピー(顔写真のページ)
  • 立会人の方のパスポートのコピー(顔写真のページ)

※オフィスビルによっては、立会人の方のパスポートの提示が求められる場合がございます。
立会人の方のパスポートのコピーの提示を要求するオフィスビルはまれです。

オファーレターと1ヵ月分のデポジットの提出

オファーレターとは、契約の基本情報を記載した契約条件の確認のための書類です。

ビル側に契約意向を示してから、ビル側がオファーレターの提出までには、約2週間ほどかかります(こちらもオフィスビルによって、かかる期間が異なります。事前にオフィスビルに確認し、オフィス設立スケジュールに問題ないかの確認をする必要があります)。

ビルが用意したオファーレターの確認をしていただき、問題がなければ下記書類の提出をします。

オファーレター提出時必要書類

全ての書類に、契約書署名者の署名、日付、会社印が必要となります。
一般的にオファーレターをビルから受け取ってから2週間以内の提出が必要です。

  • オファーレター(2部:ビル保管用、会社保管用)
  • 1ヵ月分のデポジット*
  • 会社アフィダビット(入手から6か月以内のもの)
  • PP20
  • 会社情報(ウェブサイトURLやプレゼンテーション用資料)
  • 契約書署名者のパスポートのコピー(顔写真のページ)
  • 立会人の方のパスポートのコピー(顔写真のページ)**

*1ヵ月分のデポジットにつきましては支払い方法もビルによって異なります。小切手、お振込みでの支払いが一般的です。お振込みの場合、事前にオフィスビルより1ヵ月分のデポジット用の請求書が提示されることがございますので、その場合は請求書に沿ってお支払いが必要となります)。
**オフィスビルによっては、立会人の方のパスポートの提示が求められる場合がございます。

立会人の方のパスポートのコピーの提示を要求するオフィスビルはまれです。

Lease & Servise Agreement と2ヵ月分のデポジットの提出

オファーレターの提出から約2-3週間ほどでLease & Servise Agreementをビルが用意します。
オファーレター提出後、ビルからLease & Servise Agreementを受け取るまでの期間もビルによって異なります。オファーレター提出時にLease & Servise Agreementを受け取るまでにかかる期間の確認をし、時間が長くかかるようであれば、契約ドラフトを事前に受け取れるよう依頼をし、実際の契約書を受け取れるタイミングでは迅速に署名できるように準備をしておくと手続きがスムーズに進みます。

オファーレター提出時必要書類

全ての書類に、契約書署名者の署名、日付、会社印が必要となります。

  • Lease & Servise Agreement(2部:ビル保管用、会社保管用)
  • 2ヵ月分のデポジット*
  • 会社アフィダビット(入手から6か月以内のもの)
  • PP20
  • 契約書署名者のパスポートのコピー(顔写真のページ)
  • 立会人の方のパスポートのコピー(顔写真のページ)**

*2ヵ月分のデポジットにつきましては支払い方法もビルによって異なります。小切手、お振込みでの支払いが一般的です。お振込みの場合、事前にオフィスビルより1ヵ月分のデポジット用の請求書が提示されることがございますので、その場合は請求書に沿ってお支払いが必要となります)。
**オフィスビルによっては、立会人の方のパスポートの提示が求められる場合がございます。立会人の方のパスポートのコピーの提示を要求するオフィスビルはまれです。

以上がオフィス物件との契約手続きの流れになります。

上記の契約手続きが完了したら、いよいよ新オフィスビルの内装施工が開始となります。その際の内装施工の流れや、内装施工期間中にするべきこと(引っ越し手続き、移転登記手続きなど)につきましては別の特集でご紹介いたします。

ご不明点・お問い合わせは随時ご遠慮なくお申し付けくださいませ。

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