BKK Office Navi(バンコクオフィスナビ)では、「シンプルなオフィス探しを」をコンセプトに、バンコクの魅力あるオフィス物件をご紹介いたします。皆様が最高なオフィス環境で、快適にお仕事を続けられますように。

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バンコクオフィス移転ガイド

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BKK Office Navi 内堀薫
特集
2018.Oct.08

初めてのオフィス移転。”何から手を付ければ良いか””何を、いつまでにしなければいけないのか””経験がないうえに失敗ができない・・・”そんな不安を抱えたご担当者様に送る、オフィス移転のノウハウをまとめた特集です。プロジェクト発足前の予習として、発足後の立ち返りマニュアルとして、お役立ちできれば幸いです。

オフィス移転完了までの7ステップ

①現オフィス解約の意思表示
②新オフィス探し
③作業計画書の作成
④内装レイアウト決定
⑤内装施工工事
⑥移転準備・引っ越し
⑦旧オフィス現状回復工事

①現オフィスの解約の意思表示

現オフィスの解約意思表示

オフィス契約解除の際には、事前にオーナーやビル管理会社に解約を申告することが義務付けられています。申告期間は、解約希望日の半年~3か月前が一般的です。

オフィス移転の第一ステップとして、現オフィスの解約・退去に関する契約書を確認しておきましょう。

原状回復の契約内容の確認

「現状回復」とは、借主側が契約終了日までに、新たに設置した壁や天井、カーペットなどをすべて撤去し、オフィスを入居時の状態に戻す義務のことを指します。「何を」「どこまで」戻すのか、工事の指定業者の有無などは賃貸オフィスの契約内容により異なるため、管理会社に事前に確認しておきましょう。

また賃貸契約時に支払った保証金については、移転に合わせてすぐに変換されるケースはまれですので、オフィス移転の際の費用計画はしっかり立てる必要があります。

②新オフィス探し

予算、希望のエリア、広さ、入居時期の各種条件から候補物件を絞り込み、物件を内覧します。条件に合う条件が見つかったら、管理会社から提出されるオファーレター(条件確認書)を確認、保証金の支払いをもって契約完了となります。

オフィスの適正サイズとは?

 スタッフ一人当たりに必要なオフィススペース
 →7~15㎡

内覧時のチェックポイント

 【立地条件】
  ・スタッフの通勤利便性
  ・周囲の環境
  ・銀行や飲食店などへの利便性

 【設備条件】
  ・室内の形、奥行き、高さ
  ・フロアスペースの有効面積
  ・電気の容量
  ・空調設備(セントラル方式/個別方式)
  ・電話回線や光回線、インターネット回線
  ・セキュリティレベル
  ・駐車場の有無
  ・賃料と保証金
設備条件では、オフィスによってはフロアそのものの利用時間が限られている場合や空調設備の利用可能な時間が 決まっているところもあるため、十分な注意が必要です。業務に支障がないよう、しっかり事前に確認しておきましょう。

オファーレターの確認事項

 【支払いに関すること】
  ・手付金
  ・保証金
  ・敷金
  ・共益費
  ・上記支払時期/支払方法
  ・賃貸料金の起算日
  ・賃貸料金の改定時期
 
 【建物に関すること】
  ・面積
  ・契約面積
  ・特別工事
  ・原状回復の条件

 【契約に関すること】
  ・契約期間
  ・解約の条件
 一般的なオフィス賃貸借契約年数は3年となっています。

③作業計画書の作成

移転先が決まったら、移転日までにするべきことを詳細にスケジュール立てしていきます。設備・内装工事を行う内装業者や引っ越し業者の選定、各インフラ関連業者への連絡と移設に関する打ち合わせ、各部署との調整など作業内容は多岐にわたります。

作業計画書

作業計画書に沿って、滞りなく移転準備を進めましょう。
 
 【移転手続き・庶務関係】
  ・引っ越し見積もり依頼
  ・電話回線の移転
  ・インターネット関連
  ・設備機器
  ・郵便物の転送手続き
  ・保証金の返還時期の確認
  ・取引業者への連絡

④内装レイアウト決定

新オフィスに必要な機能・空間やイメージ、処分せず持ち込む予定の什器等の情報を内装業者に伝え、レイアウト案と見積もりを依頼します。遅くとも移転3か月前までには業者を決定し、内装工事のスケジュールを共有できていることが理想です。

⑤内装施工工事

内装施工工事

工事開始前に内装レイアウトプランを物件側に提出し、承認を得る必要がありますが、内装業者が賃借人の代理としてビル側に申請作業を行うのが一般的です。

この期間に引っ越し業者との打ち合わせ/ショールームで家具の色などを決定も行いましょう。

⑥移転準備・引っ越し

 【情報共有】
  オフィス・事務所移転は個人の引っ越しと異なり、複雑で面倒です。
 
移転日やそれに向けた引っ越し準備のスケジュール、機密資料の扱い方、廃棄物処理の方法、個人荷物の移動方法等の情報の共有をしておきましょう。

 【ナンバリング】
  引っ越しをスムーズに行う方法として、ナンバリングが有効です。
  
デスクやキャビネットなど、持ち込む什器類に番号を振り、移転先のオフィスレイアウト図上にも番号を書き込みます。搬入時、どの什器をどこへ移設するかが明確になり作業がスムーズになります。

⑦旧オフィス現状回復工事

 
旧オフィス契約時の規制条件に従って、原状回復工事を行います。

オフィスビルの場合、日本もタイも同じ規則で、その工事費用は原則、借主負担となります。
 

BKK Office Navi 内堀がご案内させていただきます

著者:BKK Office Navi 内堀薫の写真

上記のポイントを踏まえて、移転準備を開始いたしましょう。
他のコンテンツでは、オフィスビルの詳細等をお伝えしておりますので参考にしてください。

また、お問い合わせもお待ちしております。

BKK Office Navi 内堀薫

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